Medewerkers van de HR-afdeling mogen niet zomaar in personeelsdossiers kijken

Een medewerker van de HR-afdeling is sinds 1998 werkzaam voor KLM. Zij is het eerste aanspreekpunt voor de interne organisatie. Medewerker beantwoord vragen en verstrekt informatie over onder andere de cao en wet- en regelgeving.

Werknemers zijn middels de cao gebonden aan geheimhouding over alles wat zij tijdens de dienstbetrekking aan kennis opdoen en waarvan zij redelijkerwijs kunnen weten dat deze kennis niet met derde mag worden gedeeld. De belangen van KLM moeten worden behartigd. Werk en privébelangen moeten zoveel mogelijk worden gescheiden.

Ondanks meerdere eerdere waarschuwingen leest de medewerker toch de personeelsdossiers waarmee ze niets van doen heeft. Deze medewerker is getrouwd met een purser die ook bij KLM werkt. Werkneemster kijkt regelmatig in zijn personeelsdossier. Ook zoekt zij regelmatig naar informatie in de systemen en deelt deze informatie met collega’s. Er wordt besloten medewerker tijdelijk over te plaatsen.

Toch gaat het in 2019 wederom mist. Haar echtnoot, purser bij KLM, heeft aan zijn leidinggevende een mail gestuurd met daarin een uiting van zijn zorgen over een collega. De leidinggevende heeft naar aanleiding van de mail met de betreffende medewerker een gesprek gevoerd en hiervan een gespreksverslag opgesteld. Dit gespreksverslag heeft de medewerker HR aan haar echtgenoot gestuurd. Ook heeft de medewerker haar wachtwoorden van haar zakelijke laptop met haar echtgenoot gedeeld, waardoor hij de mogelijkheid heeft het werkrooster naar eigen wensen in te delen. De echtgenoot is hiervoor in september op staande voet ontslagen.

De HR-medewerker is tijdelijk vrijgesteld van werkzaamheden, terwijl er een onderzoek loopt naar haar mogelijke rol. De medewerker heeft aangegeven niet te hebben gerealiseerd dat het ging om gevoelige informatie, maar dat zij dit nu wel inziet. KLM heeft een officiële berisping gegeven en nadrukkelijk gewezen op een ontslag wanneer wederom een regelovertreding plaatsvindt.

Toch blijkt de medeweker niet naar de integriteitsregels te handelen. Haar echtgenoot is tegen het ontslag op staande voet opgekomen, waarvoor de medewerker in het systeem van werkgever duikt om hem te voorzien van informatie. Het gaat om informatie uit een personeelsdossier van een collega, die in de procedure bij de rechter zal worden gebruikt. Daarnaast neemt de medewerker ook een kijkje in de dossiers van twee collega’s uit nieuwsgierigheid; het zou gaan om collega’s waarmee zij bevriend is.

KLM ontdekt wat de medeweker heeft gedaan. Volgens werkgever heeft de medewerker ernstig verwijtbaar gehandeld, waardoor de relatie is verstoord. Daarom zou de arbeidsovereenkomst moeten worden ontbonden. Het ontslag zou aan medewerker zelf te wijten zijn, waardoor werkgever niet gehouden is een transitievergoeding te betalen.

De medewerker vindt dat KLM overdrijft. Ze is wel gewaarschuwd, maar dat betekent volgens haar niet dat je geen enkele fout meer zou mogen maken. Daarnaast zou ze de informatie uit de dossiers niet met anderen hebben gedeeld. Medewerker heeft gesteld dat zij wel vaker in dossiers las, uit nieuwsgierigheid of omdat aan haar vragen waren gesteld.

Oordeel kantonrechter

De kantonrechter heeft weinig begrip voor werkneemster, zeker gezien het feit dat zij het gespreksverslag aan haar partner heeft toegezonden. Dit gaat volgens de rechter alle grenzen te buiten. Ook kan het niet door de beugel dat zij meermaals het dossier van haar partner heeft bekeken. Van een medewerker op de HR-afdeling mag in zijn algemeenheid worden verwacht dat zij alles doet om de schijn van belangenverstrengeling of integriteitsschending te voorkomen.

Klik hier voor de volledige uitspraak.

Silver Advocaten

Heeft u een vraag over ontslag of een andere arbeidsrechtelijke vraag? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.