Vaste kostenvergoeding moet worden onderbouwd

Een werknemer kreeg van zijn werkgever 4,60 euro ‘per diem’. Dit was een dagvergoeding voor verblijfskosten die werden gemaakt. Werkgever mag onder voorwaarden een vaste kostenvergoeding onbelast aan werknemers betalen. Werknemer was ervan overtuigd dat het bedrag belastingvrij moest worden betaald, omdat er een gerichte vrijstelling zou bestaan. De Belastingdienst stelde dat er inderdaad voor verblijfkosten een gerichte vrijstelling bestaat, maar het hier een vaste vergoeding betrof. Bij vaste vergoedingen is de regel dat deze vergoeding alleen onbelast kan zijn als onderzoek is gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten.

Oordeel hof

Het hof is het eens met de stelling van de Belastingdienst. Er is door werkgever geen onderzoek gedaan naar de werkelijke kosten. Werknemer heeft dit ook erkend. Het overzicht dat voor handen is, is te algemeen van aard. Op grond van het overzicht kan niet worden geconstateerd welke kosten moeten worden vergoed en of de hoogte ook gebruikelijk is. Omdat er geen onderzoek is ingesteld kan geen aanspraak worden gemaakt op de vrijstelling.

Werkgever heeft verschillende mogelijkheden om de vaste vergoeding belastingvrij te betalen. Zo kan de vergoeding worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Op die manier is de vergoeding voor werknemer belastingvrij en heeft werkgever ook fiscale voordelen (indien de grens van vrije ruimte in dat jaar niet wordt overschreden). Dit zou de gebruikelijkheidstoets kunnen doorstaan.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid van de gerichte vrijstelling (in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964). Er bestaan immers vrijstellingen voor verblijfskosten. Als aan de voorwaarden van de vrijstelling wordt voldaan is het mogelijk om de vergoeding belastingvrij te betalen.

Ook staan vaak vergoedingen in de cao’s opgenomen. Dit betekent niet zonder meer dat daarom vergoedingen belastingvrij kunnen worden betaald. Er is een fiscaal correcte onderbouwing benodigd.

Klik hier voor de volledige uitspraak.

Silver Advocaten

Heeft u een vraag over vergoedingen of een andere arbeidsrechtelijke vraag? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.